横浜ターミナル法律事務所

１　辞めさせたい部下の特徴

あなたの会社に、こんな部下はいませんか？

もしあてはまる部下がいれば、この記事を読めば、あなたが抱える悩みを解決する手がかりになるでしょう。

２　辞めさせたい部下の共通点

辞めさせたいと思うような部下には、ある共通点があります。
それは、「仕事ができないことに自覚がない」ということです。

多少能力に欠けるところがあっても、努力していることがわかる人や、メンタルヘルスが不調でも、周りに配慮し責任感を持って業務にあたる人であれば、「辞めさせたい」とまでは思わないでしょう。しかし、給料分も働いていないのに、過剰に権利を主張する人や、他の社員のモチベーションを低下させたり、顧客や取引先に迷惑をかけたりするような人だったらどうでしょう？

このように、辞めさせたいと思う部下は、他者からの評価と自己評価にギャップがあります。つまり、仕事ができていないという自覚がない、という共通点があるのです。

仕事ができないということは、どのような手順で業務にあたるか、その際、守らなければならないポイントは何であるかを理解できていないのです。 その上、求められている水準に達しているか、自己チェックする意識がないため、会社の指示より自分のやり方が正しいと思っていたり、顧客や取引先に対しても不適切な対応をしてしまいます。

３　辞めさせたい部下の解雇は可能？

このような「辞めさせたい部下」を、すぐにでも解雇したいと思われるでしょうが、そう簡単ではありません。解雇をするためには２つの条件が必要です。それは、「誰から見ても辞めさせて当然」といえる理由があることと、「解雇する以外に方法がなかった」と判断するだけのあらゆる手を尽くした形跡があることです。

この解雇の２つの条件を「客観的合理性」「社会的相当性」といいます。この２つともが揃っていると認められることは、ほとんどないのが実情です。解雇の条件につきましては、『気に入らない部下を問題なく辞めさせる方法』でも詳しくご紹介しておりますので、こちらも併せてご覧ください。

辞めさせたい部下がいるとき、業を煮やして拙速に解雇してしまうケースが見受けられます。ですが、解雇は生活の糧を奪う行為なので、解雇された部下は「不当に扱われた」と感じて会社とトラブルになりやすくなってしまいます。その結果、労働基準監督署への通告や、会社の内情をSNSで拡散するなどの行動に発展し、企業の信頼を大きく損なった例も過去にあります。

では、どうしたらいいのか？　それは、自主退職を促すことをお薦めします。もちろん、問題のある部下であることに違いはありませんので、解雇するための証拠を集めつつ、自主退職を目指すことになります。

自主退職というのは、後々のトラブルを避けるためにも、部下と話し合い、自らの意思で辞めてもらうようにするのです。自主退職は辞めたいという積極的な気持ちでなくて構いません。「このまま会社にいてもしょうがない」と思わせればいいので、自分が会社に受け入れられていないことを自覚させることが第一歩になります。

４　自主退職に向けたステップ

自主退職に向けては「あくまであなた自身で決めること」という姿勢で臨む必要があります。その上で、次のような段階を経ていきます。

５　自主退職に向けたポイント

自主退職に向けた３つのステップを実践するためには、次のポイントを守ってもらいます。

なぜ、このようなポイントが必要になるのでしょうか？　理由は２つあります。

1つ目は、「本人に自覚させる必要があるから」です。これまで自己チェックせず、自省もなく過ごしてきた人に対し、自分が会社から言われたことと違うことをしているのだということ、何度も同じことを言われていることを認識させるためです。「自己認識の歪み」のある社員にその歪みを修正する企業側の指導・努力が求められるのです。

2つ目は、「証拠化する必要があるから」です。自主退職を促すことと並行して、問題行動があれば、必要に応じて懲戒処分をしたり、最終手段として解雇を検討したりします。懲戒処分や解雇を行うためには、客観的な証拠がなければいけません。業務日報として記録を残しておけば、本人にどんな問題行動があったか、どのような指導を行ったか、改善の兆しがあったか等時系列で辿ることができます。

６　自主退職させるための準備

自主退職をさせるためのポイントを押さえつつ、自主退職に向けたステップを進めていくためには、次のような準備が必要です。

・仕事の手順、ルールの整理

どうしてそうするのか、指導のときにブレのない説明ができるように、事前に整理しておきましょう。手順などは、必要に応じて簡単な図面や指示書にまとめておくと、指導の際、互いに確認できます。

・業務日報の書式の準備

仕事の手順・ポイントに沿った項目をつけておきます。まず本人に日報を記載する習慣をつけさせます。それに対して翌日、上長から指摘・コメントを書いて渡します。これを毎日繰り返します。本人が到達度を自覚でき、日々どのような工夫、努力をしたかを報告することで、上長が成果を評価する際の参考にもなります。

・面談記録の書式の準備

業務日報の出来に沿って、１週間から２週間に一度、一対一または一対二で面談を実施します。問題行動が頻発する場合には１週間に一度、落ち着いてきたら２週間に一度くらいのペースで面談を実施します。本人一人に対して三名以上で面談すると「責められている」「圧力をかけられている」と本人が感じる恐れがあるため、会社からは二名までで対応するといいでしょう。また、一度の面談時間も長時間にならないよう、配慮して行います。面談記録は、録音でも書面でも構いません。「言った」「言わない」というトラブルを回避するためにも、面談記録は毎回、残しておく必要があります。

・就業規則の整備

就業規則が存在しなければ、懲戒処分に関するルールそのものが存在しないということになります。自社に就業規則があるか？　ない場合は整備し、ある場合には懲戒規定の内容を確認しておきましょう。

・懲戒の書式の準備

懲戒のための面談記録と懲戒処分を言い渡す時の書式を用意します。面談記録では、指摘事項をまとめるのと併せて、本人の言い分を記載します。また、懲戒処分の言い渡しは文書を交付して行います。

７　まとめ

仕事で問題のある「辞めさせたい部下」に対しては、自主退職を促す対応が望ましいといえます。まずは、本人に会社から評価されていないことを自覚させなければなりません。しかし、「自己認識の歪み」から「できないことに自覚がない」のがこの種の人間の特徴でもあり、最大のネックでもあります。ですから、会社側のルール、書式を準備し、それらと照らし合わせ、求められている水準に達していないことを本人に認識させましょう。その上で、指導、面談を重ねていき、それでも改善の兆しが認められない場合は、懲戒処分や退職の打診を行う等、段階的な対応が求められます。