対応に手を焼いている問題社員。注意や指導をしても、様々な問題や言い訳をするため、一筋縄ではいかず、対応に苦慮していることでしょう。今回は、問題社員対応の鉄則をご紹介します。
１ 会社のルールの確認
社員の問題を指摘するまえに、まずは会社のルールを確認しましょう。
就業規則や内規のルールを確認しておかないと、問題社員のどのような行動が、どのルールとの関係でどう問題となってくるのか分かりません。また、問題社員に指導する時にも説得的な指導ができません。逆に、問題社員から会社の不備を指摘されたり反論されたりしかねません。
実際、会社のルールを確認してみたところ、きちんとルール化されていなかったり、ルールが形骸化している場合があります。このような場合に問題社員を懲戒してしまうと、その懲戒が無効になってしまいます。
問題社員に対処する第一歩として、会社のルールの確認や整備はとても重要です。
２ 一貫した体制
問題社員は会社への反発の態度を持っていたり、自分がまずい状況になった時に様々な言い訳をします。そのため、会社としては問題社員のどんな言動にも揺るがない一貫した態度を取ることが大切です。
一貫した態度を取るためには、会社のルール、その趣旨を理解して、そこからブレない対応を取ることです。
そして、問題社員に対応する人物がいつも変わっていては、対応が一貫しなかったり、話が変わって伝達されてしまって問題社員の言い訳に翻弄されたりしています。かと言って、１人の社員だけに対応させてしまうと、その社員が疲弊しかねません。できれば２人体制にするのが望ましいでしょう。ただし、２人ともが矢面に出る必要はなく、そのうち１人はバックアップ役として、対応しているもう１人の社員の相談役になったり、大切な局面での意思決定や重要な面談への同席に関わるのがいいでしょう。
３ 記録化の徹底
問題社員の問題点を効果的に指摘するため、また、問題社員が指導に従わなかった際、懲戒するために、問題社員の問題行動や、それによって他の社員や取引先に及ぼした影響、問題社員に対して行った指導の内容について、きちんと記録に残し、証拠化しなければいけません。
記録に残していかなったがために、また、口頭での指導だけを繰り返していたために、問題行動がなかった、もしくは重大な問題じゃなかったと捉えられることになった判例が過去にいくつもあります。
４ 言い訳への対応
問題社員は様々な言い訳をしたり、逆に会社の問題を指摘して切替したりしてきます。「俺にこういう前に、他の奴はこんなことしていたのに、それは咎めないのかよ」なんて言われたら、どうしますか？
まず、会社のルールからブレずに一貫性を持った対応をすることが大切です。
ですが、問題社員は様々な言い訳をしますから、その場で返答しきれないこともあります。そんな時は、その場で答えようと頑張るのではなく、「それは別の話ですから、いまはあなたの話をしましょう」と話を元に戻したり、「それは別の話ですから、追って検討してから、お返事します」と話題からどけるようにしましょう。
人が自己正当化して言い訳をしているときは、理論でなく感情に基づいて話をしています。感情が高ぶっている相手を説得しようとしても生産的ではありません。
５ まとめ
今回は、問題社員に対応する時の会社の態度や、考え方の基本となるものをご紹介しました。問題社員は一筋縄ではいきませんが、相手のペースに乗ってしまうと、事態がこじれてしまうことが多いです。冷静さを保ち、会社の一貫した立場を守るようにしましょう。
