残業代は日々のちょっとした残業によって積み重なり、気付けば数年分で百万円単位にのぼることも珍しくありません。残業代を生じさせないために、企業側はどのようにすれば良いでしょうか。残業を抑制する具体的な方法について説明します。
１．残業代のコスト感
残業代は日々のちょっとした残業で積み重なります。かつては残業代が生活の糧になっていたほどです。逆にいうと、会社はそれだけ大きなコストをかけているということでもあります。もし残業代の計算に誤りがあり、未払い残業代の請求をされたら、たちまち高額請求をされてしまうのは想像に難くないでしょう。残業代管理においては、未払いが発生しないよう、正しく計算するだけではなく、初めから余計な残業を生じさせない労働時間の管理が大切になります。
２．労働時間の管理方法
（１）厚生労働省のモデル
まずは、どのような方法があるべき労働時間の管理方法なのか確認しましょう。残業とは、労働時間のひとつです。労働時間の管理を誤ると、正しく計算し直した時に膨大な残業代の未払いが発覚することになります。
厚生労働省ではモデルとして「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を公表しています。
具体例を挙げると、（1）会社が直接、出勤時間や退勤時間を確認（現認）して、それを記録することです。この方法であれば、嘘の労働時間の申告がないか、無駄な残業をしていないか簡単にチェックできますが、一方で、いつでも会社が現認できるわけでもないというデメリットがあります。そこで次に、（2）タイムカードやパソコンの使用時間などで管理する方法です。さらに、直行直帰の仕事などでタイムカードなどによる管理もできない場合、（３）労働者による自己申告制としつつ、申告と実際の労働時間が一致するのかチェックすることとされています。
（２）自社に最適な方法
労働時間の管理に取り組むには、厚生労働省のガイドラインを基本としつつ、自社で実践できる方法で行うことになります。その際ポイントになるのは、「実際の労働時間を把握することが基本になる」ということです。
会社が現認する場合以外、どうしても実際にいつからいつまで働いているのか、直接目にして確認できないケースが発生します。それでも、定期的にタイムカードや労働者からの申告を点検する他、直属の上司によるチェック体制を敷くなど、何かしらの対応をとるようにしましょう。
残業時間、残業代は日々、積み重なり、気づけば多額になっています。見落としがちなことですが、日々の労働時間の管理はとても大切です。
３．残業は質じゃない
残業代請求をされた時に「仕事が遅くて不要な残業をしていたから、残業代を払わない」「残業時間中に集中していない時間があったからその分の残業代は払わない」ということはできるでしょうか？
実際のところ、残業代はかかった時間だけ払わなければならず、質や効率によって減額されることはありません。もしも会社側が労働者の仕事の効率に疑問を感じているのであれば、指導やシステムによって業務効率を改善させるべきものだと考えられてしまいます。とはいえ、指導の成果があらわれたり、システムを変更して無駄を省くのは、一朝一夕にはいきません。ダラダラ仕事をしているのを発見したら、ひとまずは上司から声を掛けるなど、管理されている意識を持たせましょう。
４．残業抑制の方法
（１）許可制・禁止
残業を原則禁止にし、どうしても残業が必要な時は、上司から事前の許可を得させるようにすることで、無駄な残業は抑制できます。ですが、残業を禁止、もしくは許可制にすれば、勝手にやった残業に対して全く残業代を支払わなくていいというわけではありません。残業を禁止・許可制としつつ、無許可の残業を黙認していた場合や、残業しないと終わらない業務量を課していた場合には、会社が残業をさせていたのと同然になってしまうので、残業代は支払わなければいけません。
裁判例では、３６協定がないため、残業を禁止しており、業務が終わらない場合には上司に引き継ぐように徹底していたという場合に、無許可の残業に対する残業代の支払いを否定しています。逆に言うと、ここまで徹底していないと、残業代を抑制することはできません。
（２）実態の把握
残業中、上司が帰った後は業務効率が下がっていたり、サボる時間が生じがちです。だからと言って、ダラダラ残業していても、残業した時間の分、残業代を払わなければならず、支払を拒否したり、減らしたりすることはできません。
そのため、ダラダラ残業をさせないためには、会社も、残業中の実態を把握するように努力しないといけません。例えば、残業中の業務内容を報告させ、内容のわりに長時間の残業をしている場合にはきちんと指摘し、けん制しましょう。なかには、残業と言いつつ、仕事とは関係のない作業をしている場合もあります。そのような場合でも、仕事以外の作業をしていたことを証拠で掴めていないと、残業代の支払は拒否できなくなります。
残業を管理するうえで、上司の役割は重大です。社長は社員一人一人の残業の内容を監督することは難しいですから、その役割を上司に徹底させなければいけません。ある事案で、出勤簿を見ると、ある社員が毎週何日も夜の１０時や１１時まで作業をしていて、自分の納得いく仕上がりにするために残業していました。客観的に出勤簿を見ると、明らかに不要な残業をしていることに気づきます。しかし、肝心の上司が、それを放置していたのです。もしかしたら、頑張りを認めてあげたかったのかもしれません。しかし、本来、上司としては、作業の期限を設け、報告させ、不足する内容をピンポイントで指摘して追加作業をさせる、といった段取りを踏んで、業務を管理すべきだったでしょう。
（３）休憩の確保
残業が長時間に及び、時には深夜に及ぶ場合には、休憩を確保させましょう。これは、労働者の体調への配慮というだけでなく、休憩時間を設けることにより、労働時間が減り、残業代が減るからです。
ある事案で、連日にわたり深夜まで残業をしていて、日中の勤務と合わせると１４時間も勤務しているような人がいて、絶対に夜中、夕飯を取るなど、少しも休憩を取っていないはずはないにもかかわらず、休憩を取った証拠がないために、厳しい争いになってしまったことがあります。
逆に、深夜業務でも、交代制で休憩が確保できたり、離れた場所に仮眠室があったりした場合は、休憩時間があるから、その分残業代は減るはずだ、ということができるようになります。
５．まとめ
残業は、もともとは労働時間の管理の問題です。会社としての管理体制を整えるだけでなく、上司による日々の管理が、小さなことですが、非常に大きな違いを生むことになります。自社で長時間労働が常態化していないか、無駄な残業をしていないか、現場と連携を取りながら、会社として適切に管理していきましょう。
