中途採用や新入社員の能力不足に悩まされているという企業は少なくないでしょう。しかし、解雇や降格の措置をとろうとすると、おのずと就業規則や厳格な判例法理に反しないようにしなければならず、会社としてシビアな対応を迫られます。日々の指導を通じて自主退職に導く方法について、そのポイントをご紹介します。
１ 解雇の難しさ
能力不足で従業員を解雇するためには、能力不足の程度が解雇に値することが認められないといけません。解雇に値するほどの能力不足とは、中途採用の従業員の場合には、採用の条件となっていた特別な能力がないことを意味します。それ以外の一般的な従業員の場合には、能力不足の程度が著しく、しかも、改善の見込みがないこと、要は、どうやっても仕事で使い物にならないことを意味します。言葉でいうと簡単に聞こえますが、これほどまでに能力が低い、ということが証拠で示せないと、解雇は失敗に終わります。能力という客観化しにくいものを証拠で示さなければいけない。そこに、能力不足での解雇の難しさがあります。
２ 降格の難しさ
期待したような能力がない従業員を、上司や管理職などの高い地位に置いておくのはもったいない。そう考えた時、選択肢として降格や待遇の切り下げを検討する場合があります。
降格や待遇は、会社組織のあり方を決定するものなので、会社にある程度裁量（決定の自由）があります。ですが同時に、人事評価や給料の仕組みと関係するため、社内の人事評価制度や給料制度のルールを守りながら降格や待遇の引下げを実施しなければなりません。そのため、人事評価や給料制度の理解が不可欠ですし、人事評価や給料を下げる根拠となる証拠が必要です。
３ 能力不足の従業員への退職勧奨
能力不足の従業員を降格、あるいは解雇するためには、社内ルールや法律を守らなければいけません。
従業員にとっては、生きていくために欠かせない収入に関することですから、解雇や降格のルールは厳格に決められています。しかし、残念ながら、ルールをきちんと守れないまま解雇や降格をしてしまったために、従業員から訴えられて裁判に負けてしまう会社はたくさんあります。
そこで、是非行っていただきたいのが、退職勧奨の実施です。解雇に踏み切る前に、従業員に退職勧奨をして、自主退職を促すことをお薦めします。
ただし、いきなり「辞めてくれないか」と言っても、従業員が受け入れられるわけはありません。退職勧奨をするには、ステップに気をつけなければいけません。
（１）評価を示す面談
従業員からすると、能力不足だという自覚がない場合が大半です。薄々、自覚しているとしても、上司や社長から「能力が低い」と言われ、ましてや「辞めてくれないか」と言われると、反発したり、どうにか会社に残ろうとすることが予想されます。
そのため、「能力が低いから辞めてほしい」と伝えるだけでは不十分です。人事評価を示すための面談を実施し、きちんと資料を示し、どの程度の評価に位置づけられているのか、なぜ雇用継続が難しいレベルだと判断しているのかを客観的に示す必要があります。
このとき、従業員としては「なぜこんなに低く評価されているのか」「この業務ができないと評価されているけれど、それは間違いで、実際にはきちんと業務を達成できる」といった反発をすることが予想されます。これは、低評価の元となった事実が存在しないという意味の反論や、事実は存在するけれど、それを元にこんなに低く評価するのは間違っているという意味の反論です。
このような反論が予想されるので、会社としては、きちんと業務が達成できなかった証拠を集め、それに基づいて会社がどう人事評価をしているのか説明できないといけません。
（２）課題と解決方法の指導
面談を実施して会社からの人事評価を示しても、すぐに自主退職を決断できる人はほとんどいないと思われます。すぐに自主退職を了承しなかった場合には、そのタイミングで、その従業員にとっての課題を会社から伝え、その解決方法を指導しましょう。一回の人事評価面談だけではなく、その後も定期的に面談を実施し、その従業員が指導のとおり解決方法を実践し、自分の課題を解決できたのかを確認し、解決できていない場合には更なる指導を加えましょう。
なぜ、出来の悪い従業員に対してそこまでしなければいけないのか、そう思うかもしれません。会社がきちんと指導をして、それでも出来なかった、という経過があると、後々に解雇や降格をせざるを得なくなった時に、会社にとって有利になります。逆に言うと、「お前は能力が低い」と言い放つだけでその従業員を放置してしまうと、その従業員の出来が悪いのはきちんと指導をしなかった会社のせい、ということになってしまい、会社にとって不利になるのです。
また、より実際的な例でいうと、その従業員からしても、何度言われても出来なかった、ということを自覚すると、自分はこの会社には向いていないかもしれない、と考えるようになり、自主退職に成功しやすくなります。
（３）違法な退職勧奨
退職勧奨は、あくまで従業員が自主的に退職することを選ぶように促すものです。それを超えて、退職を強制するようなことをしてしまうと、違法な退職勧奨になってしまいます。違法な退職勧奨をすると、会社はその従業員に対して慰謝料を払わなければいけません。場合によっては、退職自体が無効になり、その従業員が会社に復帰することもあります。
違法な退職勧奨とは、例えば、
・自主退職しないなら解雇をすると言うなど、不利益をチラつかせる。
・「明日から来なくていい」「やらせる仕事はない」などと言う。
・辞める以外の選択肢がないかのような説明をする。
・必要以上に大人数で退職勧奨する、大声で怒鳴るなどの圧迫をする。
・本人が明確に退職を拒否しているのに執拗に退職勧奨を行う。
などの場合です。
４ 自主退職に応じない場合には
会社からの評価を示し、退職勧奨をしたからと言って、素直に退職に応じるとは限りません。従業員から退職を拒否された場合の対応方法も考えておきましょう。
（１）異動の検討
その従業員との雇用契約上、異動が可能であれば、異動を実施するのも有効です。他の業務を担当させてみて、異動先でも能力不足が露呈したとなると、従業員本人としても、その次の退職勧奨には応じる見込みが増えます。また、会社としては、直ちに解雇せずに、その従業員が活躍できる業務を模索した実績があることは、いざ、能力不足で解雇する際、会社にとって有利に働きます。
一方で、異動にともなって降格や減給が生じる場合には、きちんと社内の人事評価規程や給与規程に則った対応をしましょう。そのような規程がない場合には、従業員とよく話し合い、書面による同意を得た上で異動を実施しましょう。
（２）能力不足の証拠収集
従業員が退職を拒否した場合には、引き続き、能力不足の証拠集めを継続することが大切です。そのために、指導担当者を２人ほど決め、業務日報を通じた報告や指導を繰り返したり、適宜、書面での業務命令や指導を実践しましょう。これらの物が、能力不足の証拠となります。これらの証拠を元に、指導面談や再度の退職勧奨を実施することとなります。
５ まとめ
能力不足の従業員に対して、辞めさせるつもりで対応にあたると、不手際が生じてしまいます。退職勧奨も方法を間違えると「違法」と判断されて無効になる可能性があるため、適正な方法で正しく進めましょう。会社としては、できない従業員を指導するスタンスが必要です。指導を重ねてもやはりできない、それを積み重ねてようやく、自主退職や解雇が安全に実施できるのです。
